독일 직장에서 업무 이메일을 잘 쓰는 법

직장에서 정중하면서도 구체적이고 간결하면서도 명확한 업무 이메일을 작성하는 것은 결코 쉬운 일이 아닙니다. 전화 한 통이면 해결될 문제를 이메일로 비효율적으로 소통하다 보면 다른 일들을 처리해야 할 아까운 업무시간이 순식간에 지나가버리곤 합니다. 그렇다면 최대한 예의를 차리면서도 간결하고 명확하게 업무 이메일을 작성하려면 어떻게 해야 할까요?

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우선 이메일의 제목은 최대한 내용의 핵심을 요약해서 한 눈에 잘 들어오게 작성해야 합니다. 하루에도 수십통의 이메일을 주고받아야 하는 이메일 수신자의 입장을 배려하여 이메일을 보내는 발신자는 누구이고 이메일을 보내는 목적은 무엇인지 간결하고 명확히 내용을 요약하여 제목을 작성하는 것이 좋습니다. 예를 들어 발신자 회사명과 이메일을 보내는 이유를 간략하게 설명하는 ‘[00 상사] 000 프로젝트 RFQ 발송’ 등의 제목이 좋습니다.

다음으로 이메일 본문 내용은 짧은 인사말과 함께 서론, 본론, 결론 형식으로 최대한 간결하면서도 체계적으로 작성하고 중요한 부분은 밑줄, 굵은 활자체, 숫자, 특수 기호, 띄어쓰기, 줄 바꾸기 등의 기능을 적절히 사용하여 눈에 최대한 잘 들어오게 작성하는 것이 좋습니다.

이메일 본문 내용과 함께 관련 파일을 첨부해야 한다면 제목처럼 파일명도 회사명과 핵심내용을 포함하여 명확하게 작성하고 본문에 첨부파일을 확인해 달라는 내용을 추가하는 것이 좋습니다.

또한 메일 하단에 회사명, 이름, 직급, 연락처, 업무시간 등을 적은 서명을 추가하여 추후 커뮤니케이션을 대비하고 이메일을 받는 수신자와 더불어 참조, 숨은 참조에 포함되어야 할 담당자, 관리자, 고객 등의 명단을 잘 확인하여 실수없이 각 란에 이메일 주소를 기입하도록 합니다. 이때 이메일 오발송으로 인한 사고를 미연에 방지하기 위해 업무 이메일은 꼭 ‘제목 → 본문 → 첨부파일 → 수신인 지정 → 발송’의 순으로 작성하도록 합니다. 이렇게 하면, 수신인을 먼저 기재하고 이메일을 쓰다가 마우스나 키보드를 잘못 눌러 발송하는 사고를 방지할 수 있습니다.

그 밖에 필요하다면, 특정 기간 수신되는 메일에 대해 자동회신을 보내는 기능을 활용할 수 있습니다. 휴가 등의 이유로 자리를 비우게 될 때 업무를 위임할 동료가 있다면 자동회신에 동료의 연락처를 기재함으로써 급한 업무를 동료가 처리할 수 있도록 할 수 있어 해당 기간동안 상대방의 급한 전화를 받지 않을 수 있고 회사의 급한 업무도 바로 처리될 수 있기 때문입니다.

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