회의시간을 절약하는 방법 5가지

직장인이라면 누구나 예상보다 긴 회의시간으로 업무가 지체되거나 초과 근무를 한 경험이 있으실 겁니다. 애초에 60분짜리로 계획된 회의가 직원들의 농담과 사족, 상사의 원맨쇼 등으로 2시간을 훌쩍 넘기는 경우가 부지기수입니다. 실제로 필요보다 빈번하고 많은 회의횟수와 긴 회의시간은 직장인들의 업무 스트레스를 가중시키고 업무 효율성을 낮추기 때문에 지양하는 것이 좋습니다. 그렇다면 최대한 적은 시간을 활용하여 효율적인 회의를 진행하기 위해서는 어떻게 해야 할까요?

첫번째로 회의를 잡기 전에 가장 근본적으로 정말 불가피하게 이 회의를 반드시 진행해야 하는지 따져보아야 합니다. 회의가 항상 모든 문제를 해결해 주는 것은 아닙니다. 이메일을 주고받거나 해당 업무 책임자와 일대일 면담을 하는 것이 오히려 시간도 절약하면서 효과적일 때가 있습니다. 따라서 회의 계획을 세우기 전에 먼저 이 회의가 정말 필요한 것인지 다시 한번 생각해 볼 필요가 있습니다.

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두번째로 회의를 진행하기로 하였다면 회의 주제를 최대한 구체적으로 정하고 해당 회의를 진행하는 동안에는 관련 주제에 대해서만 의견을 주고받는 것이 좋습니다. 예를 들어, 매출 관련 회의를 진행하기로 하였다면 구체적으로 ‘000 제품의 매출을 높이기 위한 000 프로모션 실행 방안’이라고 주제를 정하고 관련 주제에 대해서만 국한하여 회의를 진행하는 것입니다.

세번째로 회의 안건이 여러 개라면 가장 중요한 것부터 우선순위를 두어 정해진 회의 시간 내에 중요하고 긴급한 주제부터 의논이 되고 해결될 수 있도록 하는 것이 좋습니다. 회의 시간이 다 되어 의논이 되지 못했거나 처리가 되지 못한 사안에 대해서는 추후 다시 시간을 내거나 가능하면 이메일 등의 다른 커뮤니케이션 방법으로 처리하는 것을 고려해 볼 수 있겠습니다.

네번째로 내부적으로 회의 시간 엄수 규칙을 정하는 것입니다. 회의 참가자가 한자리에 다 모이기까지 기다리며 낭비하는 시간, 농담과 사족으로 허비하는 시간을 줄이기 위해 회의 시작시간 엄수를 강조하고 회의가 길어지는 것을 심리적으로 피할 시간대를 잘 선택하여 계획한 시간내에 회의가 잘 끝날 수 있도록 여러가지 장치를 만들어 놓는 것이 좋습니다. 예를 들어, 회의 시간에 늦은 직원에게 벌금을 내게 하거나 점심 시간 전, 퇴근 시간 전에 회의시간을 잡아 회의가 늘어지지 않도록 하고, 회의가 끝나는 시간을 알람으로 설정해 놓고 회의를 진행하는 방법도 있습니다.

마지막으로 회의에 참가해야 할 참가자를 명확히 결정하고 회의에 참가하기 전에 가능하면 참가자가 미리 숙지하고 와야 할 자료를 간단한 양식으로 준비하여 사안에 대해 장황하게 설명하는데 허비하는 시간을 줄이도록 합니다. 굳이 참석하지 않아도 되는 사람들이 회의에 참가하게 되면 회의의 논점이 흐려지거나 산만해지고 시간이 지체될 수 있습니다. 때로는 소그룹 회의가 훨씬 더 효율적입니다. 또 회의에 참석하지 않아도 되는 직원은 회의에 참가하는 대신 자신의 다른 업무를 할 수 있기 때문에 회의는 최대한 반드시 참석해야 하는 소수 정예 인원으로만 진행하는 것이 좋습니다. 만약 직접적인 연관은 없지만 회의 결과를 알고 싶어하는 직원이 있다면, 그 직원에게는 회의 후 회의록으로 내용을 전달하면 좋겠습니다. 또한, 본격적으로 사안에 대해 의논하기 전 진행상황 등을 설명하는 회의 도입 시간을 줄이기 위해 가능하면 배경 자료는 회의 참가자에게 사전에 공지하고 공유하여 최대한 효율적으로 회의 시간을 활용하도록 하는 것이 좋습니다.