회사에 처음 입사해서 처음 나의 이름 혹은 이니셜이 들어간 메일 주소를 받았을 때가 아직도 잊혀지지 않는다. 나의 영어 이름 뒤에 @회사이름.com , 너무 뿌듯하고 기분이 좋았다. 하지만 막상 메일을 사용하면서 처음에 많은 실수를 하였다. 메일에 써야 할 표현들, 쓰면 안 되는 표현들, 이메일을 관리하는 방법, 조심스럽게 메일을 쓰는 요령 등 많은 실수를 통해서 배웠다. 아쉽게도 직장 생활을 오래 해도 아직도 메일 쓰는 것에 있어서 익숙하지 않은 직장인들도 많이 있다.

전략적인 이메일 관리 및 쓰는 요령

*메일 관리 요령

• 대답이 간단한 메일은 빨리 회신, 오늘 안에 모든 메일 답변, 시간이 걸리는 메일은 짧게 회신 - 일반적으로 직장인들은 하루 평균 50~100통의 메일을 받는다. 직급이 올라갈수록 메일의 수는 더 많아진다. 점점 받는 메일이 많아지면서 보통 2종류로 나눠진다. 첫 번째는 무책임 유형. 메일을 아예 읽지를 않는다. 자신이 대답하기 편하고 혹은 급해 보이는 메일들만 답을 하는 형식, 안 읽은 메일들은 쌓여만간다.하지만 그런 직원은 좋은 평가 속에 직장 생활을 오래 못하는 것은 당연히 예상할 수 있다. 오래전에 같이 일했던 직원은 읽지 않은 메일이 메일함에 450개가 들어 있었다. 회사의 유명한 블랙홀 이었다. 그리고 직장 생활은 그리 오래가지 못했다. 두 번째 유형은 모든 메일에 친절하게 답을 하다가 정작 급하고 중요한 일들을 놓치는 경우이다. 그래서 내가 제안하는 방법은 급하거나 답변이 쉬운 메일은 바로 회신을 주고, 정보를 찾아봐야 답변을 할 수 있는 메일은 짧게 회신을 써서 메일을 받았고 추후 회신해 주겠다 말한 후 며칠 내로 답장을 쓰면 된다. 이럴 경우 메일을 통한 시간 관리를 효과적으로 할 수 있다. 또한 메일을 쓰면서 나를 숨은 참조로 넣으면 다시 안 읽은 메일함으로 메일이 오기 때문에 메일 회신을 놓치지 않게 된다.

• 중요한 메일만 보관함에 따로 보관 - 모든 메일을 각각의 보관함에 넣을 필요는 없다. 나 역시 그랬으나, 시간이 너무 많이 걸리고, 효과도 떨어진다. 다만 중요한 정보들이 있는 메일만 따로 각 보관함에 보관하고, 그 메일은 필요할 때마다 받은 편지함을 검색해서 찾으면 된다.

• 서술식의 질문 나열 말고, 번호 붙인 질문과 번호 붙여 답변 - 메일을 보낼 때 설명이 길어지면서, 중간마다 여러 질문을 하는 경우가 많다. 이럴 경우 답변을 받아도 내가 원하는 답을 모두 받지 못하는 경우가 대부분이다. 따라서 메일을 쓸 때는 설명을 한 후에 질문들에 있어서 숫자를 붙여서 간결하게 메일을 보내면 좋다. 혹시나 서술식으로 질문들이 명확하지 않은 메일은 회신을 보낼 때 내가 답변에 번호를 붙여서 답장을 보내면 그 이후의 메일 커뮤니케이션에서 많은 시간을 절약할 수 있고 미스 커뮤니케이션의 실수를 줄일 수 있다.

*메일로 인한 업무 갈등 해결 요령

• 메일로 회사의 매출, 고객 정보 등 중요한 정보를 보낼 경우에는 받는 사람의 메일 주소를 몇 차례 검토 - 물론 알면서도 바쁘게 일하고 업무에 적응을 하다 보면 놓치는 경우가 많다. 그러다 실수로 중요한 정보를 거래처에 보내는 경우도 벌어진다. 하늘이 노래지는 경험을 하게 될 것이다. 이런 일이 벌어지지 않는 것이 가장 중요하나, 발생할 경우 당황하지 말고 거래처에게 그 메일을 삭제해 달라고 요청해야 한다.

• 화가 난 상태에서는 메일 쓰지 않기 - 대화 속에서도 화가 나 있는 상태라면 감정을 가라앉힌 후 대화를 해야 하는것처럼, 메일 또한 마찬가니다.  메일을 받고 읽으면서 화가 난다면, 그 감정 그래도 답을 해서는 안 된다. 메일을 덮고 산책 혹은 커피를 마신 후 차가운 생각으로 답장을 써야 한다.

• 정치적인 표현, 인종 차별 혹은 직접적인 공격은 피하고 - 두리뭉실하게 돌려 말하는 방식으로 말해야 한다. 독일이라고 무조건 곧바로 항의하거나 공격하지 않는다. 독일 사람들의 정치적으로 돌려 말하면서 슬슬 화나게 하는 전략에 말리게 되면, 대화 시 혹은 메일을 통해서 상대방의 전략에 말려들게 된다. 따라서 한 스텝 뒤로 물러나서 대화 혹은 메일을 써야 한다.

• 내가 메일에 참조 되어있다고 다 읽는 것이 아니다 - 가끔 내가 참조가 되어 있는 메일을 자세히 읽지 않았는데 그 메일과 관련되어 업무상에 문제가 터지면, 다른 동료들이 가끔 메일을 왜 확인하지 않았냐고 항의 혹은 문제의 원인을 돌리는 경우가 있다. 보통 이럴 경우, 내가 왜 그 메일을 잘 보지 않았나 자책하는 경우가 많은데 그럴 경우 '참조되어 있는 메일을 모두 볼 수 없다. 중요한 일정이 있었다면 다시 리마인더를 줬어야 한다' 라고 반박해야 한다.

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