[독일 직장 생활 꿀팁] 업무 관련 이메일에는 얼마나 빨리 회신하는 게 좋을까요?

주말에 직장 상사로부터 이메일을 받았다고 생각해 보십시오. 직장 상사는 월요일에 업무를 지시하는 것을 잊어버릴 까봐 별 의미 없이 메일을 보냈을 수도 있는데 이메일을 전달받은 입장에서는 왠지 바로 일을 처리해서 답장을 해 줘야 할 것만 같은 무언의 압박을 느끼게 됩니다. 비슷한 맥락으로 퇴근 후 저녁시간에 동료로부터 업무와 관련한 요청을 받았다고 생각해 보십시오. 긴급한 요청이 아닐 수 있는데도 동료가 재촉하는 것만 같은 느낌에 스트레스를 받기도 하고 동시에 작업을 빨리 끝내고 자유하고 싶다는 욕구를 느끼게 됩니다.

이메일을 보낼 때 우리는 종종 상대방이 얼마나 빨리 답변해 주기를 바라는지 스스로 깊이 생각하지 않고 이메일을 보내는 경향이 있습니다. 이메일을 발신하는 사람은 요일이나 시간에 관계없이 빨리 작업을 끝내고 싶은 마음일 수도 있고 일을 동료에게 떠넘기고 잠시 자유를 누리고 싶은 마음에 상대방이 너무 빨리 응답하지 않기를 은근히 바랄 수도 있습니다. 하지만 이런 불확실한 커뮤니케이션 방식이 상대방에게는 큰 업무 스트레스로 다가올 수 있습니다.

런던경영대학원(London Business School)의 사회학자 Laura M. Giurge와 미국 심리학자 Vanessa Bohns는 스페인 직장인 700명을 대상으로 여가 시간에 주고받는 메시지가 야기하는 스트레스에 대해 연구하기 위해 ‘업무 관련 이메일 메시지의 긴급성에 대한 인식 조사’를 진행하였습니다. 그 결과 업무 시간 외에 긴급하지 않은 이메일 메시지를 받은 사람이 메시지를 보낸 사람보다 해당 업무가 더 긴급하다고 생각하는 경향이 있는 것으로 나타났습니다. 이러한 경향을 ‘우편 긴급 편향’이라고 부릅니다. 특히 업무 시간 이외에 이메일을 주고받을 경우 발신자가 긴급하다고 명시하지 않았는데도 수신자는 실제보다 더 긴급하게 느끼는 경향이 있는 것으로 나타났습니다. 즉, 보내는 사람은 전혀 급하게 처리하려는 의도가 아니었다 하더라도 받는 사람 입장에서는 긴급하게 처리해야 한다는 압박을 받는다는 것입니다.

연구 관련 기사 (링크)

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그렇다면 이러한 불필요한 스트레스를 줄이기 위해 어떻게 하는 것이 좋을까요? 바로 이메일을 보낼 때 특별히 위급한 사안이 아니라면 긴급한 일이 아니라고 명확히 명시해 주는 것입니다. 예를 들어, 이메일 마지막 부분에 해당 사안은 긴급하게 처리해야 할 사항이 아니기 때문에 처리되는 대로 연락 바란다는 문구를 덧붙이거나 정확한 데드라인을 명시해 주면 좋습니다. 수신자 입장에서 여가시간을 방해받고 싶지 않다면 부재중 자동 응답 메시지를 설정하는 것도 좋은 방법입니다. 또 이메일 서명란에 근무시간이나 이메일 응대 가능 시간 등을 명시해 주는 것도 스트레스를 줄이는 좋은 방법이 될 수 있습니다.

무엇보다 중요한 것은 서로의 여가시간과 워라밸(일과 삶의 균형)을 존중해 주는 사내 분위기일 것입니다. 보다 쾌적하고 효율적인 업무환경을 위해서 직장생활 내 의사소통의 명확성은 매우 중요하다고 할 수 있겠습니다.

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