독일 직장에서 회의록(Protokoll)은
부수적인 업무가 아니라 업무 프로세스의 핵심입니다.

회의에서 한 말보다, 회의 후에 문서로 남은 내용이 실제 업무를 움직입니다.

 

회의에서 말을 잘하는 것보다,
회의 후에 Protokoll로 결정 사항을 정확히 남기는 사람이 더 신뢰받는 경우도 많습니다.

 

회의에서 무슨 얘기를 했는지가 아니라,
무엇을 결정했고, 누가, 언제까지 할 것인지가 핵심입니다.

 

ⓒ Summit Art Creations / shutterstock

 

📌 독일에서 회의록은 ‘정리 문서’가 아닙니다

독일식 회의록(Protokoll)은
회의 내용을 예쁘게 요약하는 문서가 아닙니다.

 

회의록의 역할은 명확합니다.

• 결정 사항(Festlegung)을 남긴다

• 업무(Action Item)를 문서로 확정한다

• 담당자(Verantwortliche)를 분명히 한다

그래서 회의록은 나중에 분쟁이 생겼을 때
“그때 말이 달랐다”를 막아주는 근거 자료가 되기도 합니다.

 

🧾 회의록에 꼭 들어가는 핵심 요소

형식은 회사마다 다르지만, 기본 구조는 거의 비슷합니다.

 

✔️ 회의 기본 정보

• Datum (회의 일)

• Teilnehmer (참석자)

• Agenda/Thema/Ziel der Besprechung (회의 주제 또는 목적)

 

✔️ 결정 사항 (Beschlüsse)

• 무엇을 하기로 결정했는지

• 여러 안 중 어떤 안을 선택했는지

👉 여기서 중요한 건 의견이 아니라 결론만 적는 것입니다.

 

✔️ Action Items

회의록에서 가장 중요한 부분입니다.

 

보통 이렇게 정리합니다:

• Was: 무엇을 할 것인가

• Wer: 누가 담당하는가

• Bis wann: 언제까지인가

예:

Angebot überarbeiten – Max – bis 15.01

Kundenfeedback sammeln – Anna – bis Ende Januar

 

✔️ 미결 사항 / 다음 단계

아직 결정되지 않은 부분은 명확히 분리합니다.

Offene Punkte:
Entscheidung wird im nächsten Meeting getroffen.

 

👤 Verantwortliche(담당자)를 명확히 쓰는 이유

독일에서는 업무가 “팀이 한다”기보다
항상 한 명의 책임자가 지정되는 문화입니다.

 

회의에서 모두 고개를 끄덕였어도
회의록에 이름이 없으면 그 일은 사실상 주인이 없는 상태가 됩니다.

그래서 회의 중 이런 질문이 자주 나옵니다.

• “Wer übernimmt das?”

• “Können wir das jemandem zuordnen?”

회의록에 이름이 들어가는 순간, 그 업무는 공식적으로 시작됩니다.

 

✍️ 잘 쓰는 회의록의 톤과 스타일

독일 Protokoll에는 감정이나 해석이 들어가지 않습니다.

• ❌ “활발한 논의가 있었음”

• ❌ “의견이 조금 엇갈렸음”

대신,

• ✔️ “Option A und B wurden diskutiert.”

• ✔️ “Entscheidung vertagt.”

처럼 사실 중심, 간결한 문장을 씁니다.

 

회의에 참석하지 않은 사람이 읽어도
“아, 무슨 일이 있었고 지금 상황이 이렇구나”가 바로 이해되면 좋은 회의록입니다.

 

✉️ 회의록은 언제, 어떻게 공유하나?

독일에서는 회의가 끝난 뒤 가능한 한 빠르게 회의록을 공유하는 것이 좋습니다.

보통 당일이나 다음 영업일 안에 보내는 경우가 많습니다.

메일이나 팀 채널에 이렇게 올립니다:

• “Im Anhang das Protokoll der heutigen Besprechung.”

• “Bitte kurz prüfen und Bescheid geben, falls etwas fehlt.”

별다른 피드백이 없으면
그 내용이 그대로 합의된 것으로 간주되는 경우가 많습니다.

 

⚠️ 독일 회의록에서 자주 하는 실수

• ❌ 회의 내용을 너무 자세히 적는 것

→ 결정·액션·담당자만 명확하면 충분합니다.

→ 메모는 간단히, 정리는 회의 후에 차분히 해도 괜찮습니다.

• ❌ 누가 말했는지 대화체로 기록하는 것

• ❌ 담당자나 기한 없이 To-do만 나열하는 것

• ❌ 공유를 늦게 해서 기억이 흐려지는 것

독일식 회의록은
짧고, 건조하고, 명확할수록 잘 쓴 회의록입니다.

 

---

✨ 구텐탁피플 프로필 등록 안내

 
구텐탁피플은 독일 한인들을 위한 구인/구직 전문 플랫폼입니다.  
기업이 여러분의 프로필을 보고 직접 입사 제안을 할 수 있어요!  

 

🎉현재 프로필 등록 이벤트를 진행 중입니다🎉

 

매월 선착순 6분께 인재 프리미엄(프로필 상위 노출) 1개월 무료 혜택을 드립니다.
프로필을 프리미엄으로 변경하시면 메인 페이지 상단에 노출되어 스카웃 기회를 더욱 높일 수 있습니다.

👉 프로필 등록 이벤트 자세히 보기

 

🎤 인터뷰 참여자 모집 안내  

독일 생활·취업·취미 등 여러분의 생생한 이야기를 들려주세요.  
선정되신 분께는 🎁 아마존 상품권 35유로를 드립니다.  

👉 인터뷰 이벤트 자세히 보기

 

#독일 #독일취업 #독일회사 #독알직장 #해외취업 #유럽취업 #독일생활 #유럽생활 #독일워홀 #독일유학 #독일어 #독일어공부